1. Sekilas mengenai ERP (Enterprise Resource Planning)
Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang secara de facto adalah aplikasi yang dapat mendukung transaksi atau operasi sehari-hari yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya sebuah perusahaan, seperti dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas. Sistem ERP dibagi atas beberapa sub-sistem yaitu sistem finansial, sistem distribusi, sistem manufaktur, sistem maintenance dan sistem human resource.
Pada prinsipnya, dengan sistem ERP sebuah industri dapat dijalankan secara optimal dan dapat mengurangi biaya-biaya operasional yang tidak efisien seperti biaya inventory (slow moving part, dan lain-lain), biaya kerugian akibat 'machine fault' dan lain-lain. Di negara-negara maju yang sudah didukung oleh infrastruktur yang memadaipun, mereka sudah dapat menerapkan konsep JIT (Just-In-Time). Di sini, segala sumberdaya untuk produksi benar-benar disediakan hanya pada saat diperlukan (fast moving). Termasuk juga penyedian suku cadang untuk maintenance, jadwal perbaikan (service) untuk mencegah terjadinya machine fault, inventory.
ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya mengangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.
ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Costumer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.
2. Manfaat penggunaan system ERP
Terdapat beberapa manfaat yang diperoleh dari penggunaan system ERP, diantaranya :
• ERP menawarkan system terintegrasi didalam perusahaan, sehingga proses dan pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien.
• ERP memungkinkan melakukan integrasi secara global. Halangan yang tadinya merupakan perbedaan valuta mata uang, perbedaan bahasa, dan perbedaan budaya dapat dijembatani secara otomatis, sehingga data dapat diintegrasikan.
• ERP tidak hanya memadukan data dan orang, tetapi juga menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan koreksi data pada banyak system computer yang terpisah.
• ERP memungkinkan management mengelola operasi, tidak hanya sekedar memonitor saja.
• ERP membantu melancarkan pelaksanaan management supply chain dengan kemampuan memadukannya.
Secara keseluruhan system ERP diharapkan dapat meningkatkan tulang punggung fungsionalitas, baik pada bagian operational maupun antarmuka dengan konsumen secara simultan.
3. Pemilihan Paket Sistem ERP
Agar manfaat ERP dapat tercapai, maka diperlukan perencanaan implementasi yang cermat. Kita harus mengetahui factor-faktor apa saja yang seharusnya menjadi pertimbangkan dalam pemilihan paket system ERP yang cocok untuk Industri di Indonesia. Factor-faktor tersebut adalah : Feature, Teknologi, Sumber daya Manusia, dan Infrastruktur.
- Feature
Secara umum software ERP dirancang khusus untuk memberikan solusi pada jenis Industri apapun, namum pada kenyataannya setiap Industri di Indonesia memiliki ciri khas tersendiri, hal ini menyebabkan timbulnya fungsi atau feature ERP yang spesifik unutk industry tertentu. Oleh karena itu fitur yang dibutuhkan oleh organisasi harus bisa ditunjang oleh system ERP yang dipilih. Terkadang perusahaan melihat feature yang bagus berdasarkan teori yang baru, kita perlu hati-hati menilai apakah feature baru itu bisa diterapkan pada kondisi sekarang ini, karena Indonesia mempunyai kultur tersendiri. Salah pengertian atau kesalahan memilih berdasarkan factor features dapat menimbulkan kekacauan dan bahkan menghambat operasi perusahaan. Cocok atau tidaknya suatu system ERP biasanya juga bisa kita selidiki dari daftar konsumen yang telah memakai system ERP di Indonesia dan apakah industri itu serupa dengan industri kita.
- Teknologi
Salah satu analis industri ERP terkemuka pernah mengatakan 'jika memilih ERP, anda harus melihat teknologi yang digunakan dibaliknya'. Sayangnya, banyak user yang memilih ERP belum tentu memberikan perhatian cukup pada hal ini. biasanya pemilihan ERP itu didorong dari pihak user (pemakai) yang lebih terfokus kepada feature, sehingga faktor teknologi biasanya diabaikan. Akitbatnya, terjadilah masalah di kemudian hari seperti banyaknya perusahaan di Indonesia yang 'terjebak' dengan namanya sistem 'legacy'.
- Sumber Daya manusia
Secanggih apapun teknologi kita, ERP tetap saja belum sempurna seperti yang diharapkan manusia. Oleh karena itu, seberapa sukses pun ERP yang kita pilih dari luar negeri, di Indonesia belum tentu bisa jalan jika tidak didukung oleh lokal support yang kuat. Kita harus benar-benar teliti memilih vendor yang bisa komit terhadap apa yang mereka tawarkan. Sayangnya, di Indonesia masih belum ada badan independen yang dapat menilai prestasi ERP vendor sekaligus mengaudit kualitas jasa yang mereka berikan. Selain dari vendor, perusahaan juga harus memiliki sumber daya manusia yang terampil untuk melaksanakan proyek implementasi ERP.
- Infrastruktur
Infrastruktur dalam hal ini termasuk sistem pendukung untuk penerapan suatu proyek ERP. Contohnya: apakah vendor menyediakan HelpDesk; apakah vendor mempunyai tata cara (standard operating procedure / methodology) dalam penerapan sistem ERP; apakah vendor mengetahui langkah apa yang harus diambil pada saat melakukan customization, apakah vendor bisa menjelaskan langkah-langkah apa yang harus ditempuh sebelum sistem 'go-live', umpamanya. Perlu diperhatikan juga kemungkinan perlunya upgrading di masa depan. Apakah vendor masih 'ingat' apa yang telah dilakukan? Apakah vendor tahu konfigurasi sistem yang telah terpasang pada konsumen setelah misalnya dua tahun kemudian?
4. Vendor ERP
Vendor merupakan orang-orang yang mengembangkan produst ERP. Vendor mengembangkan pemasaran product dengan menggunakan konsultan yang mempunyai peranan penting dalam mempersiapkan keberlangsungan teknologi ERP, karena pada saat implementasi selesai maka tim implementasi diperusahaan akan meneruskan dan maintenance dengan customisasi pada teknologi ERP. Business Process Reenngineering RIP, 1996; menyatakan dalam penelitiannya, kegagalan implementasi dapat terjadi karena buruknya hasil implementasi dari konsultan. Sedangkan menurut Grover, et al., 1995 juga menyatakan kegagalan terjadi karena kurangnya dukungan dari konsultan eksternal selama proses.
Pada kali ini, kita akan memfokuskan kepada SAP (System Application and Product in data processing )
SAP merupakan perusahaan terkemuka penyedia solusi peranti lunak bisnis yang terdiri dari enterprise resource planning dan solusi peranti lunak terkait, seperti supply chain management, customer relationship management, product lifecycle management dan supplier relationship management.
Saat ini, lebih dari 38.000 kustomer di lebih 120 negara menjalankan aplikasi piranti lunak SAP® , mulai dari solusi untuk memenuhi kebutuhan usaha kecil menengah hingga solusi berskala besar/ organisasi global. Diperkuat oleh platform SAP NetWeaver™ untuk mendorong inovasi dan memungkinkan perubahan bisnis, solusi mySAP™ Business Suite membantu perusahaan di seluruh dunia untuk meningkatkan customer relationships, partner collaboration dan menciptakan efisiensi di seluruh supply chain dan operasional bisnis mereka. Solusi industri SAP mendukung proses bisnis unik lebih dari 25 segmen industri, termasuk high tech, retail, public sector dan layanan keuangan. Dengan cabang di lebih 50 negara, SAP terdaftar di beberapa bursa, diantaranya adalah Frankfurt Stock Exchange dan NYSE dengan simbol "SAP."
SAP merupakan software yang banyak dipakai diperusahaan besar untuk mendukung integrasi proses bisnis. Lima tahun terakhir, di perusahaan negara-negara Asia, termasuk Indonesia, sedang gencar-gencarnya mengimplementasikannya. Software buatan Jerman ini telah lama dipakai di perusahaan besar Eropa dan Amerika. SAP juga menyiapkan paket khusus untuk perusahaan level menengah ke bawah (UKM). Dengan penambahan area supporting SAP, akan menambah pangsa pasar SAP dan juga membuka peluang tenaga kerja bagi dunia IT.
Di Indonesia, banyak perusahaan besar yang telah mengimplementasikan SAP, misalnya Astra International, Toyota Astra Motor, Toyota Motor Manufacturing Indonesia, Bentoel Prima, United Tractor, Daihatsu Motor, Pertamina, Aqua, Telkomsel, Auto 2000, Blue Bird dan
masih banyak perusahaan lagi yang tidak mungkin disebutkan satu persatu. Modul yang diimplementasikan tiap perusahaan pun beragam. Ada yang hanya memakai untuk keperluan area tertentu seperti Financial Accounting saja atau Sales and Distributon saja, namun
banyak pula yang mengintegrasikan beberapa modul. Scope integrasi, harga license tiap user SAP yang relative mahal, biaya consultan yang cukup tinggi ‘kutu loncat’ SDM SAP, menyebabkan tidak semua perusahaan ‘berani’ memakai solusi SAP.
SAP (System Application and Product in data processing ) adalah suatu software yang dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi di SAP dapat bekerja secara terintegrasi/terhubung yang satu dengan lainnya.
Brikut ini adalah modul SAP yang terdiri dari modul-modul aplikasi:
• SD-Sales & Distribution:
(Membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order “proses sales, shipping dan billing”)
• MM-Materials Management :
(Membantu menjalankan proses pembelian “procurement” dan pengelolaan inventory)
• PP-Production Planning:
(Membantu proses perencanaan dan kontrol daripada kegiatan produksi “manufacturing” suatu perusahaan)
• QM-Quality Management:
(Membantu men-cek kualitas proses-proses di keseluruhan rantai logistic)
• PM-Plant Maintenance:
(Suatu solusi untuk proses administrasi dan perbaikan sistem secara teknis)
• HR-Human Resources Management :
(Mengintegrasikan proses-proses HR mulai dari aplikasi pendaftaran, administrasi pegawai, management waktu, pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke proses pembayaran gaji pegawai)
• FI-Financial Accounting:
(Mencakup standard accounting cash management “treasury”, general ledger dan konsolidasi untuk tujuan financial reporting)
• CO-Controlling :
(Mencakup cost accounting, mulai dari cost center accounting, cost element accounting, dan analisa profitabilitas)
• AM-Asset Management :
(Membantu pengelolaan atas keseluruhan fixed assets, meliputi proses asset accounting tradisional dan technical assets management, sampai ke investment controlling)
• PS-Project System :
(Mengintegrasikan keseluruhan proses perencanaan project, pengerjaan dan control)
5. Kesimpulan :
Manfaat system ERP bagi organisasi , terdapat sebuah persepsi umum yang mungkin belum tepat, yaitu bahwa implementasi system ERP akan meningkatkan fungsionalitas organisasi dengan cepat. Tercapainya harapan yang tinggi berupa penghematan biaya dan peningkatan layanan, sangat bergantung pada seberapa jauh kita memilih system ERP yang sesuai dengan fungsionalitas organisasi dan seberapa optimal kita melakukan modifikasi dan konfigurasi ulang atas proses-proses yang ada pada system agar sesuai dengan kultur bisnis, strategi, dan struktur organisasi.
